Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises ont fait le choix de mettre en place des outils de gestion électronique de documents (GED). Ce dispositif novateur permet aux entreprises d’optimiser littéralement la gestion des informations entrantes et sortantes. Voici un tour d’horizon des principaux atouts de la mise en place d’une solution GED.
Réduisez vos coûts
En optant pour la mise en place d’une solution GED, toute entreprise, quelle que soit sa dimension, profite d’une réduction des coûts logistiques liés au traitement et au partage de l’information. Réduction des consommations d’encre et de papier liées aux solutions d’impression pour professionnels, réduction de l’espace consacré à l’archivage, l’acquisition d’un logiciel de GED permet également de réduire les temps de traitement de l’information et par conséquent la productivité de vos équipes.
Optimisez votre communication interne
Les solutions de gestion documentaire ont également pour effet de booster la communication interne des entreprises. Elles permettent à chaque collaborateurs d’une entreprise de partager de nombreux fichiers volumineux en seulement quelques clics. L’intégralité des documents entrants et sortant de l’entreprise se retrouvant désormais sur une seule et même base de données, les salariés de l’entreprise ne perdent plus de temps à ouvrir des lettres, à trier, à scanner ou à imprimer et peuvent enfin se consacrer uniquement à leur activité principale et gagner ainsi en productivité.
Sécurisez votre archivage
La GED permet également de réduire significativement les risques de perte ou de détérioration des documents. La mise à jour d’un document est désormais visible simultanément par l’intégralité des collaborateurs. Vous pouvez également limiter à la lecture certains documents ou permettre leur modification par seulement certains salariés. Une fois le document devenu obsolète, vous pouvez l’archiver à travers l’ajout d’un système d’archivage électronique (SAE) pour le protéger de toutes modifications ultérieures.